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混合团队管理
现场和远程工作人员的结合需要团队领导付出额外的努力。
Kate Matsudaira
大家好，读者们！
我又回来了。新冠疫情对我来说是一场旋风，对世界上大多数人来说也是如此。作为一个有年幼孩子的妈妈，我很难从疫情前的生活过渡到新常态。我的生活从每天出差，每天在办公室工作，变成了整天呆在一个房间里，通过视频与同事交谈，并在更大程度上兼顾家庭和居家生活。
一路走来，我学到了很多关于如何在远程工作时保持高效和有效的方法。但是现在，当然，对许多人来说，情况又在发生变化。
在远程工作三年后，许多公司要求员工返回办公室。然而，并非所有人都回来了。由于有些人仍在办公室工作，而另一些人仍在居家办公，领导者必须正确地进行向混合办公的过渡。
在某些方面，混合办公是两头不讨好。你很容易最终创造出两种体验——一种是为在办公室的人准备的，另一种是为远程工作人员准备的——这可能会导致问题随着时间的推移而加剧，并对你的团队产生长期的破坏性影响。
以下是一些需要考虑的问题
• 近因偏差可能会对在办公室一起工作的人和无法在办公室工作的人造成不公平。面对面团队可能彼此关系更密切，更容易共享信息，或者获得非正式机会，而这些机会不会通过官方渠道共享。
• 大型团体的视频会议可能会孤立远程人员。对于视频中的人来说，在会议室里的一大群人可能很难听到声音。通常很难分辨是谁在说话和看到面部表情，这对残疾人和非母语人士来说尤其具有挑战性。
• 组织混乱和期望不同很容易成为常态。当每个人都在同一个地方时，更容易执行相同的规则。如果你处于混合设置中，你必须更加周到和有意识地让每个人保持一致。
对于正在驾驭新混合工作环境的领导者来说，本专栏提出了以下建议，以帮助确保您的团队尽可能高效地运作。
1. 有效地建立你的团队
领导者必须承担的首要任务之一是组织团队。如果你在这部分搞错了，你其余的努力都不会有多大效果，因此值得投入大量的时间和精力来把它做好。
一些最重要的因素是实际的：协作、排程和信息共享。每天如何完成任务？
协作
当一些团队成员在现场工作，而另一些成员远程工作时，建立正式的在线协作渠道变得更加重要，因为你不能再依赖信息通过团队流动，仅仅基于人们在同一个地方并互相交谈。
你必须有意识地考虑人们将如何协同工作，并将所有这些系统在线整合在一起
• 会议将如何举行？
• 哪些主题最重要需要开会讨论？
• 谁应该参加？
• 结果将如何分享？
• 成功的样子是什么，以及如何衡量进展？
这些是您可能已经在问自己的问题。然而，现在，您必须更加深思熟虑地以一种新的方式，在混合组织中始终如一地回答这些问题。
排程
现在有一个新的问题需要回答：会议何时举行？如果你的团队分布在不同的时区，你需要注意不要选择任何一个时区，这可能会要求其他时区的员工在非工作时间开会。这可能会迅速而严重地损害工作与生活的平衡，导致生产力下降和倦怠。
当您为混合团队构建结构时，请研究能够支持您的协作目标的技术。不要依赖临时拼凑的解决方案，例如在白板上进行面对面头脑风暴，然后通过电子邮件将照片发送给团队成员。您不能即时解决问题；您需要一个已建立的系统。
首先，将您的头脑风暴空间过渡到协作文档选项，例如 Google Docs，每个人都可以平等访问。习惯在线而不是面对面进行头脑风暴可能不舒服，但这是创建公平竞争环境的唯一方法，所有团队成员都可以在其中平等地做出贡献。
也要考虑其他所有事情的解决方案，例如任务管理。哪种工具（Jira、Trello、Asana 等）对您拥有的团队和您想要实现的目标最有意义？每个人的任务将如何保持更新？更新频率如何？同样，您需要投资于正确的工具，并始终如一地实施对团队的期望——如果只有远程员工使用在线工具，那将不起作用。
您可以使用当今许多软件工具中的内置机器人向您的团队发送自动提醒，以更新项目管理软件。这样，您不必催促人们更新；相反，更新状态将成为习惯。
信息共享：流程和文档
考虑信息如何在您的组织中共享。如果人们错过了相关的会议，他们将如何了解新的项目进展？您将如何与您的团队核实项目状态？
建立结构化的文档存储库和/或共享驱动器对于人们知道去哪里查找信息至关重要，而无需从他人那里挖掘部落知识。这也帮助团队中的新人知道在哪里获取信息，以及文档标准是什么。在团队人员流失的情况下，丢失重要信息的风险也较小。
将会议记录和议程附加到日历邀请是开始共享信息的好方法。这允许组织中的任何人在需要时访问他们需要的信息，而不是以后不得不去寻找人。
保持一对一和团队会议时间至关重要，特别是对于远程员工。您必须将这段时间视为神圣不可侵犯的。如果您的团队从未见过您，他们很难信任您，或者感觉您对他们的努力进行了任何投入。
2. 认真对待社交联系
工作永远不仅仅是工作。最有效的团队是那些关系牢固的团队，在这些团队中，人们不仅对使命和手头的任务感到联系，而且对他们的领导和同伴也感到联系。
将人们聚集在一起可以在建立融洽关系和改善关系方面起到改变游戏规则的作用。优先为您的团队争取差旅预算，以便成员可以定期在一个地方聚会。
鼓励人们以其他方式联系，即使他们不能面对面见面。例如，在会议开始时使用破冰问题，鼓励每个人参与。即使花五分钟谈论工作以外的话题，也可以帮助参与者将彼此视为真实的人，这对于建立信任至关重要。
同样，考虑一下在办公室工作的员工有多少时间没有工作——停下来在别人的办公桌旁聊天，在厨房准备食物时开始交谈——并且不要对远程工作人员有不同的期望。虽然您想确保人们专注于工作，但请记住，一起嘲笑有趣的视频是建立联系和相互了解的重要方式，从长远来看，这对您来说是有益的。
3. 践行良好的视频礼仪
首先，最重要的是：打开你的视频。在任何可能的情况下，您都应该对您的团队或与您会面的任何人可见。
这不仅可以帮助您保持专注和负责（在无聊的会议期间不会走神去叠衣服或在手机上玩游戏），还可以提高您在组织内的可见度。当您的同事能看到您时，您会让他们更强烈地感受到您是谁以及您为组织做出了什么贡献。
许多人认为，当您的视频关闭时，这意味着您没有投入，无论是否属实。每个人都需要偶尔从视频中休息一下，但请将您的摄像头关闭时间留给风险相对较低的时候，例如与您已经熟知的同事讨论想法，或者在您只是倾听而不是参与的大型会议或培训课程中。
有些人很难在视频通话期间不看自视图，这可能会让他们看起来心不在焉。如果您有专注于自己在视频通话中看起来如何的倾向，请更改设置以隐藏自视图，以便您可以专注于您的同事和内容。
在团队视频会议期间，办公室里的每个人都应该从自己的电脑上拨入。请记住，远程参与者很难跟踪会议室里所有人的情况，因此让每个人都使用单独的笔记本电脑可以使他们处于平等的地位。
如果现场工作人员共享一个狭小的办公空间，他们应该静音，除非说话，并且如果可能的话，使用耳机以避免回声（这也有助于使您的声音和发音更清晰）。
对于有听力障碍或非母语人士来说，当人们说话时能够看到他们的嘴唇至关重要，良好的音频质量也是如此。
如果您的团队中有人没有可靠的互联网连接或视频设备，那么您的工作就是为他们提供他们需要的工具，以便与团队的其余成员同步。不要让任何人掉队。
4. 有效管理大型会议
管理任何大型团体会议都具有挑战性，而混合会议会带来您可能以前没有处理过的挑战。把你所知道的关于成功会议的一切都结合起来，并结合以下关键经验教训来定义你的新现实
周到地安排时间
您可能需要更多的时间提前安排大型会议，以便协调每个人的日历，并且同样，您需要考虑时区。除非绝对无法避免且需要他们现场参加，否则不要要求任何人在非工作时间参加。明确表示这不会经常要求他们这样做。
提前从利益相关者那里获取意见
当您创建会议议程时，请务必与所有利益相关者核实。考虑使用在线调查工具来收集关于讨论主题的建议。
不要（仅仅）接受现场提问
使用诸如 Slido 或 EasyRetro 之类的工具，允许人们在会议之前提交问题，这样即使那些无法参加会议的人也可以在稍后观看录像时看到他们的问题得到解答。这也非常适合那些不习惯在大型会议上现场发言的人。Slido 和 EasyRetro 都允许对问题进行投票，因此您可以首先解决最受欢迎的问题。如果您正在使用软件工具，请务必在邀请中包含指向该工具的链接。
您也可以通过聊天或 Slack 接受问题，但请确保只有一个问题渠道。您不希望发言人必须跟踪多个渠道，或者人们认为他们的问题被忽略。
分享房间里发生的事情
为了确保远程同事不会感到困惑或被排除在外，请务必重复现场可能听不清的问题，甚至描述房间里让每个人都发笑的事情。即使是这些微小的互动也可以让远程参与者感觉他们是同一个团队的。
减少私下谈话
限制（或理想情况下，消除）私下谈话对于让每个人都感到参与至关重要。如果在房间里讨论某事，则应与所有人讨论。如果您和一位同事需要同步讨论出现的事情，请记下在会议结束后这样做。
优先考虑远程团队成员的意见
有一种倾向是首先倾听与您在同一个房间里的人的意见，因此您需要有意识地努力征求在线人员的意见。您可以简单地说：“有人有问题吗？我们先从 Zoom 上的人开始。”
掌握会议设置和静音
总的来说，最好是在一个人演示时，其他所有人都处于静音状态，以避免不必要的干扰和背景噪音。但是，人们经常最终取消静音。确保您熟悉您正在使用的会议软件，以便您可以掌握基本设置。
录制和分享录音
维护 Slack 频道，您可以在其中发布录音、提醒、提及的文档、待办事项以及分配给谁，以及后续问题。这对参加会议的人和未参加会议的人都有帮助。
5. 让 Slack 为每个人服务
Slack 是您新的最好的朋友，因为它是让您的团队保持联系、保持一致以及能够访问重要信息的最佳和最简单的方式之一。
在一个大型组织中，仅仅一天内通过 Slack 进行的通信量就可能非常庞大。以下是如何使其为您服务
创建群组并对频道进行分类
对于混合团队，所有对话都应该在线进行。Slack 非常适合这一点，但是通过全在线通信，您需要创建组织来防止混乱。创建群组，以便团队可以将对话限制在必要的人员范围内，并使用频道（例如，团队、优先级等）按主题组织对话。
控制您的通知
并非每个频道都需要您的紧急关注，因此请有意识地决定哪些通知始终是必不可少的，以及您可以根据需要简单地查看哪些区域。您还可以为某些单词设置通知，以便您看到包含该单词的所有消息，无论频道如何。为您特别重要的任何频道加星标，以便它们始终保持在顶部。
按最新程度排序并删除旧频道
按时间顺序对 Slack 进行排序，以便最新消息转到顶部，而不是按字母顺序排序。不要羞于组织您的 Slack 频道并摆脱不再活跃的旧频道。确保系统不会过于混乱以至于您无法使用它。
使用 Slackbot 进行提醒
如前所述，Slackbot 可以设置为发送提醒，这是在不必不断要求的情况下获得每日或每周状态更新的好方法。
安排在工作时间内发送非紧急消息
即使您在下班后赶上 Slack 消息，您也可以安排您的回复在正常工作时间内发出。您不希望在下班时间为一些小事打扰员工的电话。
更新您的状态
更改您在 Slack 上的状态，以便团队成员知道您是否空闲。这有助于人们知道他们是否应该期待快速回复，并在需要时采取正确的行动。
6. 注意、学习并且不要放弃
管理混合团队并非易事。这可能是您将要承担的最大挑战之一——但如果您能够有效地做到这一点，您将在技能上更上一层楼，这将为您打开许多新的大门。
定期安排时间，也许每季度一次，审查事情的进展情况。哈佛商业评论 建议通过“5C”的视角来看待事物：沟通、协调、连接、创造力和文化。给每个方面打分，从 1 到 10，并从改进您排名最低的方面开始，因为“这是您进行高影响力变更的最大杠杆点”。
您不必永远坚持任何计划；如果某些事情不起作用，不要害怕承认它并致力于解决方案。请记住，改变是困难的，尤其是在大型组织中。几乎总会存在阻力，并且有些人不愿意适应，因此最好从一开始就做对事情，而不要假设以后可以轻松地改变事情。
倾听您团队的反馈，并反思您经常听到的任何模式或主题。如果某个项目经常出现，您可能需要解决它并解释为什么事情是那样做的，或者实施更改。
Kate Matsudaira 是 SoFi 金融（支票和储蓄）、信用卡、投资、保险、At Work 和合作伙伴关系的技术副总裁。此前，她曾在 Splunk 担任副总裁，负责可观测性产品套件。她还曾在 Google 担任高管，并帮助建立了几家成功的初创公司，这些公司被 eBay、O'Reilly Media 和 Limelight 等公司收购。她的职业生涯始于微软和亚马逊的软件工程师和主管。她是一位主题演讲者和出版作家，并荣获 NCWIT Symons 创新者奖等荣誉。她与丈夫 Garrett、三个儿子和三条狗住在华盛顿州伊萨夸（西雅图郊外）。
版权所有 © 2023 归所有者/作者所有。出版权已授权给 。
最初发表于 Queue 第 21 卷，第 3 期—
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