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五个非显而易见的远程工作技巧
模拟面对面交流的效率
托马斯·A·利蒙切利
本文揭示了五个非显而易见的技术，这些技术使Stack Overflow的远程工作获得成功。
远程工作自公司成立以来一直是Stack Overflow工程文化的一部分。工程部门百分之八十的员工远程工作。这使得公司能够从世界各地聘请顶尖工程师，而不仅仅局限于纽约市地区。（在COVID-19封锁之前，公司百分之四十的员工远程工作；封锁期间百分之百。）即使是不远程工作的员工也必须以对远程友好的方式工作。
对于一些公司来说，当COVID-19疫情封锁开始时，远程工作是一件新鲜事。最初的问题是技术性的：IT部门不得不提高VPN（虚拟专用网络）容量，人力资源和信息安全部门不得不调整政策，每个人都在麦克风、摄像头和视频会议软件方面挣扎。
一旦这些技术问题得到解决，社会问题就变得更加明显。你如何像在办公室里那样开始对话？你如何知道什么时候适合联系某人？你如何防止孤独和孤立？
以下是我最喜欢的Stack Overflow使用的五种技术，它们可以在社交层面上使远程工作取得成功。
技巧 #1：如果有人远程，我们都远程
会议应该是100%面对面，或者100%远程；没有混合会议。
有没有试过在会议室里有一群人，再加上一个人通过电话或视频会议参与？这从来都不奏效。一个远程参与者听不到谈话，看不到其他人看到的东西，等等。他或她无法真正参与。
在Stack Overflow，我们多年前就认识到了这一点，并采纳了一条规则：如果有一个人远程，我们就都远程。这意味着所有在场的人都离开会议室，回到自己的办公桌，我们使用桌面视频会议进行会议。
在COVID-19封锁期间，您的整个公司可能都是远程的，但这在您返回办公室时也是一个值得采纳的好政策。
然而，对于采用开放式办公空间的公司来说，这可能不是一个选择，在开放式办公空间中，从办公桌进行视频会议的参与者可能会打扰到他们的邻居。你如何使混合会议有效运作？在我观察到它们运作良好的地方，需要两个要素：首先，会议室的设计经过了精心的改进和调整（这比你想象的更罕见——也更昂贵）；其次，也是最大的决定因素，是会议中所有人都意识到远程参与者的程度。这需要一种后天习得的技能，即警惕地寻找有人参与困难的线索，然后采取纠正措施。每个人，而不仅仅是主持人，都需要注意这一点。
技巧 #2：准确的聊天状态
当您离开时，将您的聊天状态设置为离开。当您有空时，将其设置为可用。
聊天系统不仅仅是关于文本聊天。它实现了指示参与者是否在场的更微妙的目的。
在现实世界中，你不会走到某人的办公桌前就直接开始交谈。首先，你会注意到这个人是否在那里。对着空椅子说话是无效的，可能会让看到它的同事感到担忧。
相反，你会寻找社交线索。关着的门表示某人需要隐私。在隔间里戴着耳机的工作人员可能表示需要极度专注。有人站起来快速伸展身体是在发出休息的信号。两个人谈论昨晚的比赛表明其他人可能会加入，或者可能会为了工作相关的事情打断他们。
您的聊天系统中显示的状态传达了类似的信息。我更喜欢让我的状态自动设置。例如，我使用一个功能，如果我的Google日历显示我在开会，它会自动将我的状态更改为“正在开会”。如果人们试图在正常工作时间之外与我聊天，他们会收到自动警告。“请勿打扰”功能有助于控制我的手机何时为新消息发出提示音，或者何时我可以简单地睡觉。
由于现在许多学校和儿童保育机构都关闭了，父母们正在以意想不到的方式平衡儿童保育和工作，而且通常时间安排非常灵活。我们可以支持他们的一种方式是尊重状态消息，例如“儿童保育...一小时后回来”，或者仅仅是“儿童保育”，当没有时间设置更详细的解释时，更可能使用后者，因为孩子正在用巧克力牛奶给猫咪涂色。
设置您的状态以指示您是离开、在场、在场但太忙而无法被打扰等等。鼓励您的团队也这样做。
说到聊天室，不要让找到正确的房间成为一场猜谜游戏。是的，将#kittens作为由一位以爱猫而闻名的经理管理的团队的聊天室，这很可爱也很有趣。然而，一个月后，没有人笑了，记住这个名字只会让人感到恼火。
在Stack Overflow，我们对名称不是非常严格，但大多数房间都有前缀，例如#team-、#project-、#account-、#fun-等等。需要找到SRE团队？你可以肯定我们在#team-sre。几乎不需要猜测。通过使用前缀而不是后缀，长长的房间名称列表会将相关的名称排序在一起。
技巧 #3：快速聊天协议
建立一种低开销的方式来开始快速对话。
在现实世界中，你可以通过直接脱口而出提出一个快速问题。你坐在同事附近，所以你可以直接说，“有一分钟吗？我们来谈谈番茄事件。”如果对方有空，你们就可以开始谈论它。
聊天室非常适合可以用几句话解释清楚的快速问题。然而，有些问题更容易通过对话解释清楚。在这种情况下，人们常常会进行复杂的舞蹈，试图表现得礼貌。
我：你好！
你：你好。
我：有空吗？
你：有。
我：我有一个关于番茄事件的问题。
你：好的。
我：我们可以视频聊天吗？
你：当然。要我创建房间还是你来？
我：我来。
我：[链接]
当我们协商何时、如何以及在哪里交谈时，我们已经失去了动力。
将所有这些开销乘以你与同事进行的随意对话的数量，总计起来就是对时间的巨大浪费。当与你不熟悉的人交谈时，这种礼仪很有用。然而，对于直接同事来说，你需要一个低开销的协议——就像窥视隔间墙一样低的开销。
在Stack Overflow，我们遵循一些简单的规则来避免冗长的对话。例如，我们在聊天中说，“快速视频？番茄事件。”如果对方有空，你的联系人会回复一个聊天室的链接。没有客套，没有寒暄，没有关于谁创建会话的困惑。否则，联系人会回复“现在没空”，由请求者来预约时间。
它看起来像这样
我：快速视频？番茄事件
你：https://link_to_a_chat_room
或者
我：快速视频？番茄事件
你：现在很忙，请在我的谷歌日历上安排一下。
当团队预先安排好以这种方式压缩对话时，每个人都会受益。
总的来说，我们希望开始对话的开销与会议的类型相匹配。与多人进行的重要会议需要计划、仔细的安排，甚至可能需要排练。这是一个适当的开销量。即兴会议应该具有最小的启动开销。如果一次简短的对话需要定制印刷的请柬，带有凸纹的信件，以及回邮信封，那你就做错了。
快速聊天协议已经成为社交习俗的虚拟等价物，例如拜访某人的办公室，当你经过走廊时与某人进行快速交谈，或者在饮水机旁发现某人并带着问题走近。
支持低开销对话的一个功能是视频聊天系统，该系统支持永久会议室URL。这消除了暂停和“创建房间”的需要。Zoom有PMI（个人会议ID）。在撰写本文时，Google Meet没有等效的功能，但你可以在Google日历中安排未来的会议，并将嵌入的Meet URL用作你的PMI。（有一些服务可以为你自动化这个过程，以及一个开源项目：https://github.com/g3rv4/GMeet。）
技巧 #4：在视频会议室中闲置
在视频会议室中一起默默地工作。
远程工作可能会感到孤独。聊天室和视频会议只能做到这种程度。
在Stack Overflow，许多团队即使不开会也会一起在视频会议中闲逛。这是对他们常规文本聊天室的补充。人们只是保持与视频聊天的连接，通常音频是静音的，并默默地独立工作。他们取消静音以提出快速问题或咨询想法。如果人们有另一个会议、需要独处或需要集中精力，他们就会退出。
将此视为模拟物理世界，在物理世界中，许多人在同一个房间或开放式办公空间中工作。经常在视频会议中闲逛的经理正在模拟开放政策，发出可以进入并交谈的信号。一位在儿童保育领域工作的朋友称之为“书呆子平行游戏”。我假设她指的是赞美。
当没有人说话时，在视频会议中闲置似乎是在浪费带宽，但它有助于对抗孤独并建立团队凝聚力。
有些团队比其他团队更频繁地这样做。有些团队在一天的特定时间这样做。“我正在perma中闲置”这句话的意思是“我正在工作。我会在永久视频聊天室里。欢迎加入，不用说话。”
技巧 #5：安排视频聊天社交活动
专门为远程工作者创建社交活动。
Stack通过视频会议定期举办社交活动。在封锁期间，你的家人可能正在为节日、生日、周年纪念日等做这件事。为什么不在工作中也这样做呢？
一位同事在午餐时间设置了每日视频聊天。志愿者们一直在进行每周烹饪课程。一个电影俱乐部应运而生；他们同意在一周内观看同一部电影，然后在周五午餐时讨论它。多元化员工资源小组和亲和小组定期举办视频聚会，除了社交之外没有其他议程。
像许多初创公司一样，我们通常在周末结束时举办“啤酒派对”。我们的虚拟版本被称为“远程饮料派对”。在封锁之前，这是一个规模较小的活动；现在它已扩展到全公司。看到人们每周带来什么样的新奇饮料很有趣。
让我们停止为常态道歉
虽然这不是Stack Overflow的官方政策，但我提倡我们应该停止为常态道歉。
我注意到，有些人花费过多的时间在视频会议中为技术问题、难以找到静音按钮或孩子意外跑进房间而道歉。在远程工作的新世界中，这些事件是正常的。在视频会议软件完美运行、静音按钮更容易找到以及学校重新开放之前，这些情况将只是日常生活的一部分。如果它们是正常的，我们就不应该为此道歉。这是在浪费时间，而且是乘以会议中的人数来浪费时间。
相反，我们应该简单地承认发生了什么，然后继续前进，说一些类似“感谢您的等待，我修复了我的摄像头”或“啊，静音按钮在这里”，或“那是我的孩子，他刚刚跑过去唱乐高歌曲，无需鼓掌。”
结论
物理世界围绕对话和交流有社交惯例，我们在不经思考的情况下使用这些惯例。当我们转向远程工作世界时，我们必须更加有意识地创建这样的惯例。制定这些社会规范是一项持续的承诺，它比VPN和桌面视频会议软件配置的初始技术细节更持久。
以前禁止远程工作的公司再也不能否认它的好处。一旦与疫情相关的封锁结束，许多人将继续远程工作。那些返回办公室的人将需要以与其远程工作的同事兼容的方式工作。
每家公司都是不同的。本文讨论的技术适用于Stack Overflow，但可能不适用于所有地方。试用一下，看看什么对你有效。
致谢
我要感谢我在Stack Overflow Inc.的同事们的反馈。
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托马斯·A·利蒙切利是Stack Overflow Inc.的SRE经理，该公司是Stack Overflow for Teams的制造商，Stack Overflow for Teams是一款面向远程工作者的工具。他的著作包括系统和网络管理实践 (http://the-sysadmin-book.com), 云系统管理实践 (http://the-cloud-book.com), 和 系统管理员的时间管理 (http://shop.oreilly.com/product/9780596007836.do)。他的博客是 EverythingSysadmin.com，推特是 @YesThatTom。他拥有德鲁大学计算机科学学士学位。
最初发表于Queue vol. 18, no. 3—
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