软件的软性一面
PDF我的职业生涯终结式沟通
认真思考你的内容。你的职业生涯可能因此受到影响。
凯特·松平（Kate Matsudaira）
大约15年前，我发送了一封邮件，实际上结束了我在一家公司的工作。当然，当时我并没有意识到这一点，但现在回过头来看，我很容易就能看到自己的错误。我真希望当时我能得到现在这种关于沟通的指导。
因此，以我主要的邮件失误为例，我现在可以分享一些关于沟通的重要经验教训，当你在与高管打交道时，你可能会发现这些经验尤其有用。
我在邮件中做错了什么？嗯，邮件往来大致如下（由于我是从记忆中提取的，因此添加了意译和润色）
在收到关于一个关键项目的每周状态更新后，首席执行官写道
为什么状态变为红色，以及通往绿色的路径是什么？
我回复道
“如您所知，准确预测软件交付的确切日期非常困难。我们尽力提前估计，但有时会出现一些无法预料的事情。在这种情况下，我们正在进行一些测试，并且发现了一个错误。
“这个错误非常复杂，因为它只在高负载下才会发生，我们认为这在生产环境中不太可能发生。但我们认为，当两个不同的服务同时读取和写入相同的数据时，事情就会进入糟糕的状态。由于我们不了解这个问题，我们不确定解决方案会是什么，但可能需要重写其中一个服务。
“一旦我们找到解决方案，我们就可以设定一个新的日期，然后我们就会知道需要做什么才能变为绿色。”
虽然我的回复（最终）回答了问题，是准确的（至少从作者的角度来看），并且是以大多数非技术人员都能理解的方式编写的，但它也有一些严重的缺点
• 读者必须费力阅读三段文字才能找到答案。
• 回复没有让人确信作者能够解决问题。
• 作者使用了可能会吓到高管的短语，例如：“我们不确定”和“涉及重写”。
• 回复还引入了新的问题，例如：“如果我们认为它不太可能在生产环境中发生，为什么我们需要修复它？”
• 回复还以找借口和提供解释开始，而读者可能对这些不感兴趣。
对于技术领导者来说，对问题的每个回复都必须做到以下几点
1. 回答问题。
2. 显示作者有计划的信心。
3. 尽可能少用词。（你需要简洁！）
当然，这些只是基本知识。假设你想传达你的信息并建立你的影响力，你需要努力在沟通方面做到卓越。
培养你的沟通技巧
当我刚成为领导者时，我的沟通技巧显然需要提高。因此，在过去的20多年里，我阅读了无数书籍，并与许多专业的教练合作，以磨练我清晰简洁地表达自己想法的能力。从所有这些研究中，我总结了一些我能为你提供的最佳技巧和建议。
背景至关重要
最重要的技巧也许是熟悉你的受众面临的挑战。在你参加重要的会议之前，花时间了解和思考其他参与者正在解决的挑战。他们最关心的是什么？他们有什么问题？他们的背景与你想表达的内容如何契合？
花时间了解你的受众及其挑战将使你能够与他们进行同水平的沟通。例如，如果你正在解释产品的战略，你是否需要介绍广泛的市场和客户背景，或者你的受众可能已经了解了这些？此外，仔细考虑你的提案可能需要多少框架，以帮助房间里的其他人真正理解你的信息。过度解释的风险是什么？过多的解释最终可能会让你的听众感到厌烦并失去他们的注意力。
将自己置于我最初示例中首席执行官的角度，揭示了以下担忧
• 作为一家初创公司的负责人，首席执行官显然总体上担心上市时间和，特别是，将这个重要功能交付给客户。
• 还有对解决任何问题所需的额外成本和时间的担忧。
• 首席执行官通常专注于业务问题而不是技术问题，因此指望你带来专业知识并向他们展示一条前进的道路，让他们充满信心。
仅仅从你所面对的人的角度来构建情况，就可以帮助你快速掌握可能促使某个特定问题的原因，从而告知你的回复应该采取的语气，以便引起共鸣。
对此的推论是，你也应该确保你清楚地了解你的信息的目标。如果你不确定这些目标，你很可能无法实现你想要的目标。这适用于任何电子邮件、演示文稿，甚至口头回复。在你的沟通中要明确，如果你的目标是阐明某个主题、征求对提案的反馈，或者获得你提出的问题的答案。
清楚地了解你的背景——以及你的听众的背景——大大提高了你清晰沟通的机会。
只需回答问题（并以点睛之笔开头）
无论是书面还是口头，对高管提出的任何问题的最佳答案都只有四种形式之一
1. 是的。
2. 不是。
3. 答案（简洁，两到三个词）。
4. 让我跟进并获取详细信息。
如果你发现自己以解释开头，那么你就做错了。这对我来说是最难的教训之一，我不得不继续努力。在那些你知道你需要给出你认为不会被接受的答案的情况下尤其如此。在这种情况下，很自然地想要以解释开头。然而，通常情况下，这种方法并没有完全按照你期望的方式奏效，因为你对领导者动机的假设可能被证明是错误的。最好总是以答案开头，然后在需要或想要时添加解释。
许多技术人员发现自己处于这种情况，每当他们被要求交付不可能的任务时，例如：“你能提前启动时间表吗？”或“你能用一半的人完成同样的事情吗？”在这些情况下，答案通常是“是”，但同样可能带来重大后果。因此，最好总是使用“是的，但是”的结构来措辞你的回复（例如，“是的，但是我们会在质量方面引入很多风险，或者让我们的客户面临潜在的负面体验。”）。这往往比断然拒绝“不”更好，因为公司领导者可能要求的许多事情是可能的，但也可能把你带向你不希望去的方向。
让你的沟通辅助工具为你服务
了解你的受众的一部分意味着了解他们喜欢如何消费信息。例如，你应该知道他们是喜欢叙事（亚马逊风格，长篇文档）还是演示文稿。无论你使用什么辅助工具来推销你的想法，都要确保你的信息保持专注和清晰。
内容越不集中，你的受众就会越不集中，任何讨论就越有可能变得分散。潜在的结果也会因此而异。提出任何你认为不重要的主题或细节的危险在于，你实际上是在邀请你的受众花费时间深入研究外围问题（从而将你推离实现你的目标）。
另一个关键点：不要陷入阅读你的内容的陷阱。无论你是否有叙述要交付还是正在展示幻灯片，都要提前准备好你的关键信息，并磨练你的发言要点，以确保它们清晰。
还要记住，在大多数情况下，数据胜过一切。你应该能够立即引用任何重要的数字或事实来支持你的信息，并且还要准备好在必要时指出参考文献。如果你使用可视化，请花时间思考如何尽可能多地向图像添加信息。（如果你需要框架，你可以随时参考爱德华·塔夫特的关于数据可视化的书籍。）并寻找机会利用大小、颜色和注释来帮助讲述你的故事。
底线：认真思考你如何呈现你的内容。无论是在电子邮件、文档还是幻灯片中，都使用醒目的视觉效果（粗体、斜体、项目符号等）使内容更易于消化，并清楚地突出显示你最重要的要点。确保数据、图表和照片都明确标记，并注明任何注意事项。总的来说，避免使用饼图、平均值和百分比（除非你已经考虑过替代方案并确信这些是你可用的最佳机制）。这是因为，尽管这些工具可能很流行，但它们通常只能讲述故事的一部分，并错失了突出显示数据集的相对大小、异常值或随时间变化的趋势的机会。
一点点准备工作可以大有帮助。你每次展示的机会都是你闪耀的机会。只需记住，人际关系就像胶片：你每次与某人互动，都会在你已经拥有的关于你的胶片中创建另一帧。互动越多，他们就越“了解”你。但是，如果你只有有限的机会——就像与高层管理人员一样——你真的需要让每一刻都发挥作用。
凯特·松平是SoFi的Money（支票和储蓄）、信用卡、投资、保险、At Work和合作伙伴关系的技术副总裁。此前，她曾在Splunk担任副总裁，负责可观测性产品套件。她还曾在谷歌担任高管，并帮助建立了多家成功的初创公司，这些公司被eBay、O'Reilly Media和Limelight收购。她的职业生涯始于微软和亚马逊的软件工程师和主管。她是一位主题演讲嘉宾和已出版的作家，并获得了NCWIT Symons创新者奖等荣誉。她与丈夫加勒特、三个儿子和三条狗住在华盛顿州伊萨夸（西雅图郊外）。
版权 © 2024 归所有者/作者所有。出版权已授权给。
最初发表于Queue第22卷，第6期—
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